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有限公司必須有「公司秘書」嗎?

根據 第622章《公司條例》 第474條

  • 每間公司均須有秘書一名,並可由其中一名董事兼任。
  • 公司秘書如屬個人,須通常居於香港。
  • 公司秘書如屬法人團體,須在香港設有註冊辦事處或營業地點。

為甚麼需要公司秘書?

公司秘書既職責係指導公司確保遵守法例,並確保所有重要文件按時提交,以避免公司受到罰款和處分。

對於大部分創業者和中小企老闆而言,要對公司法有全面認識,對公司合規程序熟悉了解,幾乎是不可能的。因此,公司秘書服務備受推薦,為公司和老闆省去唔少金錢、煩惱和不必要既罰款。

此外,根據現行法例,在香港經營或擬在香港經營任何信託或公司服務業務時,均須持信託或公司服務提供者牌照。

信託及公司服務提供者的持牌人 (牌照編號 : TC006122)

公司秘書職責

  • 處理及保存法定記錄,如股東名冊、董事名冊等。
  • 安排董事及股東會議,並撰寫會議記錄。
  • 呈報公司周年申報表。
  • 辦理股份轉讓、分發、增加資本。
  • 辦理更改公司名稱、註冊地址、營業地址。
  • 辦理任免董事、公司秘書。
  • 辦理更改董事、公司秘書資料。
  • 辦理撤銷公司註冊事宜。
  • 代表公司與監管機構溝通。
  • 協調帳目、報告製作、發佈。

公司秘書服務有哪些?

公司秘書服務係有限公司法定職能,包括出任公司秘書、準備和遞交周年申報表等。其他服務包括虛擬辦公室、商標註冊、公司開戶和註銷等。具體服務如下:

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呈交周年申報表

有限公司須於每年周年日42日內遞交周年申報表,內容包括公司董予、股東等詳情資料。

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公司轉股

當公司股權出現變動或轉讓,須於轉股日2日內到稅務局辦妥轉股手續。

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商業登記轉讓

當無限公司既合夥人出現新增或退出情況,公司須於變更既1個月內到商業登記署遞交書面申請。

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虛擬辦公室

提供公司註冊登記地址,無限代收郵件及包裹及每月一次轉寄至指定地址。

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商標註冊

註冊商標可令你就有關貨品或服務擁有該商標既專用使用權,令你對於該商標既使用獲得最大既保障。

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公司開戶

開設商業賬戶不單只方便會計記帳和簡單收款,亦可對接不同系統,係企業成長既重要基礎。

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公司註銷

當公司結業時,都需要按既定程序辦理註銷/結業手續,註銷前需完稅,有限公司註銷一般需時半年。

公司秘書服務收費

服務類型服務費 (港元)政府費 (港元)總費用 (港元)
公司秘書年度服務費10001051105
公司秘書年度服務費+註地址15001051605
註冊地址800800
周年申報表***500105605
更改公司名稱***500295795
重要控制人登記冊 ***500500
申請分行商業登記證500150650
通知開業 ***300300
更改業務性質 ***300300
更改業務名稱 ***300300
補領商業登記證 ***300300
商業登記證核證本***10027127
通知結業 ***300300
有限公司註銷15006902190
申請不活動公司10001000

*** 包括在「公司秘書年度服務」內

關於「公司秘書」

公司秘書是甚麼?

公司秘書係由董事任命既高級職務,負責與董事和股東聯繫,並與政府和監管機構溝通(如公司註冊處、稅務局、證監會和香港聯合交易所),確保公司遵守法規。以下係公司秘書既職責和要求:

職責:

  • 處理及保存法定記錄,如股東名冊、董事名冊等。
  • 安排董事及股東會議,並撰寫會議記錄。
  • 呈報公司周年申報表。
  • 辦理股份轉讓、分發、增加資本。
  • 辦理更改公司名稱、註冊地址、營業地址。
  • 辦理任免董事、公司秘書。
  • 辦理更改董事、公司秘書資料。
  • 辦理撤銷公司註冊事宜。
  • 代表公司與監管機構溝通。
  • 協調帳目、報告製作、發佈。

要求:

根據現行法例,在香港經營或擬在香港經營任何信託或公司服務業務時,均須持信託或公司服務提供者牌照。

信託及公司服務提供者的持牌人 (牌照編號 : TC006122)

公司秘書與私人秘書的分別?

  1. 私人秘書主要為老闆或高級行政人員安排行程、協助處理日常工作事務及一般行政職務。
  2. 公司秘書 Company Secretary,又稱為Com Sec;屬於法定職業,作為公司既法規及法律顧問,直接隸屬於公司,負責公司合規、與政府及監管機構溝通等。
  3. 公司秘書須經過專業培訓並具備國際認可專業牌照既專業人士,比起私人秘書專業性更強。

在工作中,私人秘書和公司秘書兩種職位既職責確實有很大既差異。私人秘書需要非常細心、善於溝通,並且要能夠快速解決老闆既各種問題。而公司秘書則需要更專業既知識和技能,負責公司既法律事務和監管事項。

5個選用專業秘書公司既好處

選用專業秘書公司可以帶來以下5大好處:

  • 提供專業意見:公司秘書作為公司監管既角色,能提供專業建議,避免公司陷入管理不明朗局面,使公司能持續穩健地發展。
  • 避免不必要既損失:專業既秘書公司能適時向公司提供建議,以確保公司合符法規,從而避免因未能遵守相關法例而招來既罰款和不必要既損失。
  • 專注業務發展:選用專業既秘書公司可為公司董事省下唔少時間,讓其專注公司業務發展。
  • 平衡利益衝突:公司秘書作為獨立既角色,能作為協調角色,成為管理層與董事會之間既橋樑,平衡當中既利益衝突促進雙方既溝通。
  • 促進公司透明度:獨立既專業公司秘書作為監管公司角色,能確保公司符合法規促進公司透明度及企業管治,避免公司及其董事和管理層發生違例事件,負上法律責任既同時使公司及其董事和管理層聲譽受損。

公司秘書既法定責任

  • 遵從條例既規定
  • 若公司未遵從條例規定,公司及其每名責任人都可被檢控
  • 包括公司秘書
  • 一經定罪,可被處以失責罰款

董事兼任公司秘書?董事係公司秘書可以嗎?

公司董事是否能兼任公司秘書?根據香港法例,凡經營公司秘書業務均需領取牌照,如果該董事唔係公司唯一董事且不是經營公司秘書業務但持有相關牌照,則可以兼任公司秘書一職。

  • 公司秘書業務須持有相關牌照
  • 董事可兼任公司秘書,但需符合條件
  • 唔係公司唯一董事且不經營公司秘書業務
  • 兼任董事兼公司秘書需注意職責分工
  • 公司需遵守相關法規,避免違法行為

公司秘書自己做可以嗎?

自己做公司秘書可以嗎?根據香港法例,凡經營公司秘書業務均需領取牌照,如果你唔係公司唯一董事且持有相關牌照,則可以擔任公司秘書一職。

  • 公司秘書業務須持有相關牌照
  • 你可以擔任公司秘書,但需符合條件
  • 如果你擔任公司秘書一職,應注意公司秘書既法定責任